Planear un evento empresarial tiene alto nivel de complejidad ya que implica un importante presupuesto, organización, logística, personal y preparación de planes alternos en caso de contratiempos o desastres, lo cual ocurre con frecuencia. Si necesitas iniciar la planeación de tu reunión corporativa en Web de Marketing te explicamos los pasos que debes seguir y algunos consejos para que todos los objetivos sean cumplidos.
Hay que destacar que un evento empresarial se realiza cuando los presidentes o líderes de equipo buscan crecimiento comercial, nuevas alianzas con marcas o personalidades y cuando necesitan captar más clientes. En otros casos se usan como una buena oportunidad para tener un acercamiento con los miembros del equipo o el personal que labora en la compañía en general a fin de crear mayor empatía y para hacer correcciones o introducir nuevo personal encargado.
También se utiliza esta modalidad formal de reunión cuando se planea hacer planteamiento de cambios e incluso remodelaciones radicales al esquema se manejaba anteriormente. En todos los panoramas planteados se debe realizar una adecuada y oportuna planeación del evento ya que esto marcará una gran diferencia entre el éxito y el convertirse en la burla de las personas más importantes para el negocio.
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¿Cómo planear un evento empresarial?
Muchos expertos coinciden en que hay una serie de pasos que se deben seguir al momento de planear. Lo primero que tienes que hacer antes de poner manos a la obra es reunirte con todo el equipo para determinar por qué es necesario realizar el evento empresarial, los beneficios que esto tendrá en tu negocio y el tiempo con el que cuentan para hacer realidad toda la planificación y contactar con todos los invitados estratégicos.
Determinar el objetivo del evento
Una vez que tienes claro por qué necesitas planificar un evento empresarial es el momento de definir tus objetivos. ¿Será dirigido a clientes? ¿Marcas que deseas captar? ¿Es la presentación de un producto nuevo? ¿Vas a introducir nuevos cambios en la empresa? ¿Darás anuncios importantes sobre la estructura? Cuando estas preguntas sean respondidas puede determinar si será una reunión de accionistas, una inauguración, una cena, una videollamada, la presentación de un producto o una conferencia privada.
Determina de forma clara y específica las metas de tu evento y en este momento podrás iniciar la planificación de forma fluida y evitarás choques y problemas en el transcurso.
Presupuesto y cronograma
Desde el inicio de la planificación del evento empresarial debes colocar un estimado de dinero, recursos humanos y bienes para conseguir los objetivos planteados. Se pueden reducir gastos buscando patrocinadores y apoyo de empresas externas que estén colaborando con el evento. Esto, como es evidente, dependerá el tipo de evento.
Un punto clave es que el ahorro preventivo no puede afectar, en ninguna circunstancia, la calidad del evento empresarial ya que esto tendrá repercusiones inmediatas en la reputación de tu negocio. Haz una lista de tareas con todos los insumos, alquileres y personal que se necesitará para que el presupuesto sea medido y preciso.
Marketing
Al tener la lista de deberes lista y tu meta trazada es momento de realizar una pequeña campaña de marketing para promocionar tu evento empresarial. Hacer los anuncios en redes sociales, el portal web y mediante publicidad tradicional de ser necesario es clave para que se genere expectativa y los invitados asistan sin excusas.
Al mismo tiempo hacer uso del recurso de las promociones, regalos sorpresas y ofertas en mercancía hará que el impacto del producto o servicio sea mayor una vez que salga al mercado.
Regalos personalizados
Los presentes, material pop o regalos publicitarios que entregarás a los asistentes al evento tienen que estar incluidos en la planificación de tu evento. Tener un obsequio preparado para que los invitados tengan presente el nombre de tu producto o marca es una estrategia de marketing que no falla. Además, decorar la sala con material alusivo al objetivo de tu reunión genera mucho más impacto visual.
Si estás buscando expertos en esta clase de productos tienes a tu alcance a la tienda Aittek. Con años de experiencia en España tienen una oferta variada en globos, camisetas, paraguas, bolígrafos, juguetes, agendas y demás artículos corporativos que pueden personalizar para que tu evento sea la sensación. Recuerda hacer los pedidos con tiempo de anticipación y contacta con ellos en su portal web o teléfonos de contacto.
Plan B
Como todo en la organización de eventos se pueden presentar situaciones desfavorables, fallas y problemas que afecten el correcto funcionamiento del evento empresarial. ¿Qué hacer? Tener planes de contingencia listos a fin de evitar que los invitados pasen un mal rato y que el cronograma de actividades de la velada se arruine. Ser precavido te ahorrará dolores de cabeza y salvará la reputación de tu negocio.
La importancia de un buen evento en tu empresa
Ahora que sabes cómo se planifica un evento empresarial tienes que saber que no solo se limitan a grandes convenciones donde tienes que gastar miles de euros e invitar a cientos de personas.
Es vital que puedas presentar todos tus objetivos de forma en la que los presentes determinarán si los clientes o empleados se alinean contigo o piden una reforma o una nueva propuesta. En caso de que el plan sea presentar un producto o servicio nuevo y enganchar a empresas para que lo promocionen tienes que ser muy cuidado en la forma en la que lo presentas y los regalos pop o personalizados que entregas a los asistentes para que se lleven la mejor impresión.
Queda claro que un evento empresarial no se trata solo de gastar dinero, es un efectivo método para iniciar alianzas comerciales, atraer marcas que puedan hacer crecer tu empresa y en otros casos ayuda a que los empleados se sientan incluidos y presentes en las decisiones y cambios de la corporación.
Aprovecha todos los consejos sobre la planificación de un evento empresarial y empieza a promocionar con la ayuda de los profesionales tu negocio. Encuentra otros consejos prácticos sobre marketing y ventas en Web de Marketing y saca el máximo provecho de las herramientas que tienes en tus manos.
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